تذکرات عمومی

هنگام کار با سامانه نیاز است که نکات و مواردی رعایت شود. این نکات عبارتنداز:

برای فعالیت­هایی که در فرم بررسی و امتیازدهی نمایش داده می­شوند (فعالیت­های انجام شده در هریک از 9 مورد کتاب، مقاله و ...)، جهت نمایش در فرم ارزیابی بایستی حتما دکمه "تأیید نهایی و ارسال به دبیر" علامت زده شده باشد تا دبیر بتواند اطلاعات فعالیت را مشاهده نموده و نسبت به ارزیابی و امتیازدهی آن اقدام کند؛ در غیر اینصورت فعالیت موردنظر در فرم دبیران برای دبیر پژوهشی مربوطه نمایش داده نمی­شود.
جهت آگاهی کاربر از وضعیت فعالیت خود از نظر تأیید و ارزیابی توسط دبیر، راهنمای رنگ در جداول سامانه به کار گرفته شده است. در این راهنما، رنگ نارنجی برای فعالیت­هایی است که توسط عضو هیات علمی تأیید نهایی نشده است؛ در واقع به صورت پیش­نویس توسط عضو هیات علمی ذخیره شده است؛ رنگ صورتی برای فعالیت­هایی است که تأیید نهایی شده ولی دبیر هنوز آن را بررسی نکرده است و رنگ سفید هم برای فعالیت­هایی است که توسط دبیر مورد ارزیابی و بررسی قرار گرفته است.

چنانچه فعالیتی به صورت پیش­نویس ذخیره شود، می­توان برخی فیلدهای ضروری فرم مربوط به آن را خالی گذاشت. در واقع در این حالت، معتبر بودن داده­های ورودی بررسی نشده و می­توان در زمان­های بعدی فیلدهای فرم فعالیت را ویرایش و تکمیل نمود؛ اما چنانچه در فرایند ذخیره­سازی یک رکورد، دکمه تأیید نهایی و ارسال به دبیر تأیید شود، علاوه بر اینکه تمامی فیلدهای فرم از لحاظ ضروری بودن و اعتبار داده ورودی بررسی می­شوند، امکان ویرایش نیز برای عضو هیات علمی از بین می­رود و همانطور که پیش­تر توضیح داده شد، در این حالت فعالیت در کارتابل دبیر قابل نمایش می­باشد.

علامت زدن checkbox نمایش در صفحه خانگی و CV (فارسی و انگلیسی) باعث می­شود که فعالیت موردنظر در این دو بخش نمایش داده شود و لذا سایر کاربران بتوانند لیست این فعالیت­ها را در CV شما مشاهده نمایند.

هر فایلی که در یکی از بخش­های سامانه بارگذاری می­شود باید حتما دارای نام انگلیسی باشد و فرمت آن نیز باید PDF باشد.